10 tips voor het organiseren van het perfecte team dag, uitje, familiefeest of workshop.

Het organiseren van een teamdag, familiedag of workshop vraagt om een goede voorbereiding. We geven graag  een aantal bruikbare adviezen om er een geslaagde dag van te maken. Met onderstaande tips en een goed draaiboek wordt het zeker een succesvolle dag waarvan alle genodigden zullen (na) genieten.

• Save the date
• Doel en doelgroep
• Aantal deelnemers
• Budget
• Locatie en bereikbaarheid
• Tijd van het jaar
• Draaiboek
• Uitnodiging
• Dieetwensen
• Pak uw voordeel

Tip 1 Save the date

Wanneer je een uitje organiseert wil je natuurlijk dat jouw gasten kunnen komen. Het is daarom verstandig om 3 tot 6 maanden tevoren een “save the date” uit te sturen zodat de datum alvast in iedereen zijn agenda geblokt kan worden. In een “save the date” hoeft de locatie en de invulling van het familiefeest, teamdag  of workshop nog niet bekend gemaakt te worden. Het dagdeel is wel verstandig om aan te geven zodat de ontvanger weet welk gedeelte van de dag of avond er vrij gehouden moet worden.

Tip 2 Doel en doelgroep

Wat is het doel is van de dag? Is het belangrijk om elkaar beter te leren kennen of is het verbeteren van de teamspirit nodig? Is het uitje een beloning voor het harde werken of is het een gezellige dag samen met familie? Het doel is dus belangrijk voor het bepalen van een workshop, indoor of outdoor activiteit. Wat vindt de meerderheid van de groep leuk om te doen?

De samenstelling van de groep qua leeftijd, mobiliteit, geslacht en interesses  heeft invloed op het kiezen van een geschikte activiteit. Met andere woorden “Voor wie wordt deze team dag of dit uitje georganiseerd?”

Tip 3 Aantal deelnemers

Hoeveel personen komen er naar het uitje of familiefeestje? Het aantal gasten is bepalend voor de locatie (strand Scheveningen, het bosrijke Nieuwerkerk aan den IJssel, etc, activiteit en het budget.

Tip 4 Budget

Wat wil en kan er worden uitgeven aan de teamdag of vrienden- familiedag? Hoeveel geld is er beschikbaar per deelnemer? Komt het budget overeen met de locatie en activiteit(en) die op het wensenlijstje staan?

Tip 5 Locatie

Bij het bepalen van een locatie zijn een aantal criteria handig:

• Bereikbaarheid met auto, fiets of openbaarvervoer
• Parkeergelegenheid gratis of betaald
• Toegankelijkheid voor minder validen als dat relevant is
• Aantal wc’s op het aantal deelnemers
• Sfeer en aankleding van de ruimten, past dat bij het bedrijf, familie en/ of doel van het uitje?

Tip 6 Tijdstip van het jaar

Het weer en de temperatuur zijn belangrijke elementen die een team dag, uitje of familiefeestje kunnen maken of breken. Houd daarom rekening met het seizoen in relatie tot het kiezen van locatie en indoor en/ of outdoor activiteit(en). Als het regent of als het koud weer is dan is het prettig om een warme locatie te hebben en activiteiten die bijvoorbeeld binnen gedaan kunnen worden (indoor activiteiten). In de zomer met zonnig weer is een buitenlocatie (outdoor activiteiten) en schaduwrijke plekken belangrijk. Het weer heeft ook invloed op het eten- en drinkengedrag. In de zomer zal er bijvoorbeeld lichter gegeten worden (salades, bbq) en meer gedronken worden (water en frisdrank maar ook witte en rosé wijnen) in vergelijking met de winter (warm eten zoals stamppotten, verwarmende dranken denk aan thee, koffie, chocolademelk, rode wijn en gluhwein etc.)

Tip 7 Draaiboek

Een draaiboek voor de team dag of het familiefeest helpt om alle belangrijke zaken op een rijtje te hebben en zorgt ervoor dat er niks vergeten wordt. Neem alle relevante onderwerpen in het draaiboek op en noteer het op een dusdanige manier dat in geval van nood iemand anders het zo kan overnemen.

Tip 8 Uitnodigingen

Stuur tussen de 4 tot 6 weken vooraf aan de grote dag de officiële uitnodiging uit met tijdstip en locatie en wat er gaat gebeuren. Open eventueel een persoonlijke app of website zodat alle genodigden op één plek alle relevante informatie kunnen terugvinden. Vaak kunnen hier ook foto’s en filmpjes van de bijzondere dag worden gedeeld door de deelnemers.

 Tip 9 Bevestiging en dieetwensen

Noteer ook in de officiële uitnodiging of de gasten zich willen aanmelden via de speciale app, website of e-mail en vraag ook of er rekening moet worden gehouden met dieetwensen.

Met bovenstaande tips is het niet moeilijk om een succesvolle teamdag, workshop of familiefeest te organiseren. Nu nog een geschikte locatie en activiteit. Creative Events helpt graag bij het organiseren van succesvolle familiedagen, teamdagen of workshops door middel van outdoor activiteiten, indoor activiteiten en teambuilding games.

Tip 10 Pak uw voordeel

Neem vrijblijvend contact op met HotspotsEvents.

Check out our breitling replica selection for the very best in unique or custom, handmade pieces from our watches shops.

Speaking of Omega replica watches, replicaomega is the UK’s top destination, renowned for its dedication to quality and customer satisfaction.

We provides all the Hublot replica watches like Big Bang and Classic Fusion. Choose and buy cheap Hublot watches of good quality.